Fragen und Antworten zu BUM
Installation und Einrichtung von BUM
BUM für mehrere Benutzer auf einem PC
Frage: Nach der Installation von BUM habe ich eine BUM-Menü und ein BUM-Adress-Desktop-Symbol. Bei meinem Kollegen, mit dem ich mir den PC teile, ist dies nicht sichtbar. Muss man BUM für jeden Benutzer extra installieren?
Antwort: Ja. Wenn Sie mit Benutzerverwaltung unter Windows 98 arbeiten, bei Windows NT und Windows 2000 (oder höher) ist dies zwangsläufig gegeben, dann müssen Sie BUM für jeden Teilnehmer gesondert installieren. Das liegt vor allem daran, dass Sie in Word unterschiedliche Benutzereinstellungen haben können und BUM diese berücksichtigt. Bei der erneuten Installation sollten Sie natürlich tunlichst das gleiche BUM-Verzeichnis benutzen. (Die Dateien mit Ihren individuellen Daten, das sind BUM-Data.mdb und BUM.dot, werden vom Installations-Script nicht überschrieben.)
Bitte überlegen Sie vorher, ob Sie die Briefköpfe gemeinsam nutzen wollen. In BUM kann jeder Benutzer seinen eigenen Briefkopf als Standardbriefkopf einstellen. Allerdings kann dann auch jeder mit dem Briefkopf des anderen arbeiten. Dafür sollten Sie in Word ein gemeinsames Verzeichnis für Arbeitsgruppenvorlagen einrichten. Das geschieht in Word unter Extras, Optionen, Dateiablage (W97) bzw. Speicherort für Dateien (ab W2000). Wenn die Arbeitsgruppenverzeichnisse bereits angelegt sind und übereinstimmen, dann können Sie und Ihr Kollege auf die gleichen Briefköpfe zurückgreifen. Die Installation von BUM sucht nämlich zunächst nach dem Arbeitsgruppenverzeichnis und dann erst dann nach dem normalen Vorlagenverzeichnis.
Wenn Sie nicht wollen, dass Ihr Kollege mit den gleichen Briefköpfen arbeitet, dann verschieben Sie Ihre Vorlagendatei BUM.dot vor der zweiten Installation in Ihr normales Vorlagenverzeichnis und verschieben nach der zweiten Installation die neuen BUM.dot in das Vorlagenverzeichnis des Kollegen. Die beiden Vorlagenverzeichnisse dürfen dann natürlich nicht übereinstimmen.
Wenn es bei der ersten BUM-Installation noch kein Arbeitsgruppenverzeichnis gab, dann können Sie dies auch nachträglich eintragen. Für die gemeinsame Nutzung der Briefköpfe verschieben Sie einfach die BUM.dot in dieses Verzeichnis.
Unterschiedliche Office Versionen im Netz
Frage: Wie muss BUM eingerichtet werden, wenn im Netzwerk auf einem PC mit Office 2000 und auf dem anderen mit Office 97 gearbeitet wird? Geht das überhaupt
Antwort: Es geht. Ich habe selbst in dieser Konstellation gearbeitet. Das wichtigste dabei ist, dass Ihre Adressdaten, d.h. die Dateien BUM-Data.mdb und CountryData.mdb, in der niedrigeren Version vorliegen. Installieren Sie zunächst BUM ganz normal auf dem System mit der 97er Version. Verschieben Sie dann die Dateien BUM-Data-mdb und CountryData.mdb auf ein gemeinsames Laufwerk. Binden Sie nun die diese Daten über Tabellen einbinden im Datei-Menü ein. Installieren Sie dann BUM auch ganz normal auf dem System mit der 2000er Version. Benutzen Sie auch hier zunächst ein lokales Laufwerk für die Installation. Löschen Sie dann in diesem Laufwerk die Dateien BUM-Data.mdb und CountryData.mdb. Beim nächsten Start von BUM-Adress werden diese Dateien dann nicht gefunden und Sie werden zur Eingabe eines Verzeichnisses aufgefordert. Geben Sie nun für beide Dateien das gemeinsame Laufwerk im Netz an. Bitte geben Sie auf jeden Fall die gleiche Bezeichnung für das Verzeichnis an - wie beim Einbinden unter der 97er Version. Auch wenn die Daten lokal auf dem jetzigen System liegen, wählen Sie die Netzwerksbezeichnung des Verzeichnisses. Es geht auch nicht, dass das gemeinsame Laufwerk von den Systemen mit unterschiedlichen Laufwerksbuchstaben angesprochen wird. Sie bekommen dann spätestens bei Serienbriefen Probleme.
Danach öffnen Sie bitte einmal BUM-Data.mdb und zwar aus Access 97 heraus und schließen es gleich wieder.
Wie Sie mit der gemeinsamen Nutzung von Briefköpfen verfahren, ist unter BUM für mehrere Benutzer auf einem PC erläutert.
Fragen zu Adresskreisen
Adressekreise benutzerabhängig anlegen
Frage: Kann ich verhindern, dass meine Mitarbeiterin mit Adressen aus einem bestimmten Adresskreis arbeitet? Es wäre schön, wenn Sie diesen Adresskreis erst gar nicht sehen könnte
Antwort: Nein, das können Sie nicht verhindern. Die Einstellungen für die Adresskreise gelten für jeden Benutzer. In einer künftigen Version wird dies vielleicht möglich sein. Sie können notfalls mit einer Zweitdatenbank arbeiten. Kopieren Sie sich dazu BUM-Data.mdb in ein anderes Verzeichnis (CountryData.mdb kann bleiben). Sie können dann auf die 2. Datenbank über Tabellen einbinden im Datei-Menü umschalten. Diese Umschaltung gilt dann auch für BUM, also Ihre Briefe in Word. Sie sollten in dieser Datenbank möglichst alle anderen Adressen löschen. Vergessen Sie auch das Zurückschalten nicht.
Wenn Sie unter Windows NT/2000 (oder höher) arbeiten, sollten Sie ein Verzeichnis wählen, zu dem Ihre Mitarbeiterin keinen Zugang hat. Sonst ist auch diese Methode nicht besonders sicher.
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